Jak se orientovat v (německé) byrokracii

Jak se orientovat v (německé) byrokracii

Byrokracie je organizační systém založený na dodržování pevných pravidel a přísné hierarchii.

Toto je jedna z možných definic…

Klišé

Pak je tu emocionální stránka. Pro mnoho lidí se totiž byrokracie skládá z nesrozumitelného žargonu, nepřívětivých úředníků a procesů, které často nedávají smysl.

Pravidla jako základ byrokracie

Postupem času se v každé větší skupině vytvoří vlastní pravidla pro řešení organizačních problémů. A od určité velikosti skupiny není možné dohodnout se na všech pravidlech a postupech vždy ústně. Začínají se sepisovat pravidla – zrod byrokracie!

Postupem času stále složitěji

Více úkolů, více procesů znamená vždy větší složitost. Je stále více lidí pro stále více procesů, což znamená, že je třeba přijímat stále více rozhodnutí a že existuje stále více pravidel. A čím větší byrokracie je, tím více procesů potřebuje, aby mohla hladce fungovat.

Jak se však nejlépe vypořádat s byrokracií?

Tip 1: Je třeba trpělivosti

Nezáleží na tom, co vás trápí. Existují pravidla, v jejichž rámci je třeba se pohybovat a vše holt trvá tak dlouho, jak je potřeba.

Od začátku byste si měli být vědomi toho, že to bude nějakou dobu trvat. Musíte vyplňovat formuláře, čekat na schválení, předkládat dokumenty a pravděpodobně udělat několik dalších věcí. To se nedá obejít.

Tip 2: Naučte se pravidla

Umění jak zvládat byrokracii spočívá v tom, že se naučíte pravidla, stejně jako když hrajete hru.

Tip 3: Pouze jedna kontaktní osoba

Jedním z klíčů k rychlému řešení problémů ve většině byrokracií spočívá v obracení se vždy na stejnou osobu.

Tip 4: Vybudujte si důvěru

Důvěra, zejména v byrokratickém prostředí, se buduje díky skutečné důslednosti. Dodržujte termíny, ukažte, že je na Vás spolehnutí.

Tip 5: Buďte vždy zdvořilí

Ať se děje cokoli, vždy se snažte zůstat zdvořilí.

Tip 6: Buďte lidští

Řekněte, proč je pro Vás problém důležitý, a požádejte o pomoc.

Tip 7: Zeptejte se, co je třeba udělat dál.

V každé profesi se po čase dostaví určitá „provozní slepota„. I v byrokracii zaměstnanci často předpokládají, že ostatní lidé znají procesy stejně dobře jako oni. To se však téměř nikdy nestává.

Pro jistotu se zeptejte, co je třeba udělat dál, aby Vaše žádost mohla být vyřízena rychle a úspěšně.

Tip 8: Buďte dochvilní!

Dochvilnost znamená nejen chodit na schůzky včas, ale také včas vyplňovat formuláře a neodevzdávat je na poslední chvíli.

Tři pomocníci byrokracie: pravidla, papír, dochvilnost!

Na podobných principech funguje téměř každá byrokracie. Zejména německá byrokracie si však libuje:

1. pokud již znáte některá pravidla a usnadníte tak práci své kontaktní osobě.
2. pokud jsou všechny dokumenty připraveny a existuje jejich papírová verze.
3. pokud odevzdáte dokumenty včas a kompletní.

Vezměte v úvahu tyto tři body a už znáte to nejdůležitější o jednání s německou byrokracií.

Pokud však chcete proniknout hlouběji do slovníku německé byrokracie (co je to „Dienstaufwandsentschädigung“ nebo „Personenkreis“), kontaktujte nás!

(deutsche) Bürokratie navigieren

Bürokratie ist ein Organisationssystem, das auf der Einhaltung fester Regeln und einer strikten Hierarchie basiert.

Das ist eine mögliche Definition…

Das Klischee

Dann gibt es noch die emotionale Seite. Denn für viele Menschen besteht Bürokratie aus unverständlichem Jargon, unfreundlichen Beamten und Prozessen, die oft keinen Sinn machen.

Regeln als Basis für Bürokratie

Im Laufe der Zeit werden innerhalb jeder größeren Gruppe Regeln von alleine entstehen, um organisatorische Probleme zu lösen. Und ab einer bestimmten Gruppengröße ist es unmöglich, immer alle Regeln und Vorgehensweisen mündlich abzustimmen. Man beginnt Regeln aufzuschreiben – die Geburt der Bürokratie!

Mit der Zeit immer komplexer

Mehr Aufgaben, mehr Prozesse bedeuten immer auch mehr Komplexität. Es gibt immer mehr Personen für immer mehr Prozesse, das heißt, es müssen immer mehr Entscheidungen getroffen werden, und es gibt immer mehr Regeln. Und je größer die Bürokratie wird, desto mehr Prozesse braucht sie wiederum, um reibungslos zu funktionieren.

Aber wie geht man am besten mit Bürokratie um?

Tipp 1: Geduld ist gefragt

Egal, was Ihr Anliegen ist. Es gibt Regeln, Sie müssen sich innerhalb dieser Regeln bewegen und alles dauert so lange wie es dauert.

Sie sollten sich von vornherein darüber im Klaren sein, dass es Zeit kosten wird. Sie müssen Formulare ausfüllen, auf Genehmigungen warten, Dokumente vorlegen und wahrscheinlich noch einige andere Dinge erledigen. Daran führt kein Weg vorbei.

Tipp 2: Lernen Sie die Regeln

Die Kunst, mit der Bürokratie umzugehen, besteht darin, wie bei einem Spiel die Regeln zu lernen.

Tipp 3: Nur ein Ansprechpartner

Ein Schlüssel zu einer schnellen Problemlösung in den meisten Bürokratien liegt darin, sich immer an dieselbe Person zu wenden.

Tipp 4: Bauen Sie Vertrauen auf

Vertrauen, insbesondere in einem bürokratischen Umfeld, wird durch echte Beständigkeit geschaffen. Halten Sie die Fristen ein, zeigen Sie, dass man sich auf Sie verlassen kann.

Tipp 5: Seien Sie immer höflich

Egal, was passiert, versuchen Sie immer höflich zu bleiben.

Tipp 6: Seien Sie menschlich

Erzählen Sie, was Ihnen an Ihrem Problem wichtig ist und bitten Sie um Hilfe.

Tipp 7: Fragen Sie, was Sie als Nächstes tun müssen.

In jedem Beruf stellt sich nach einiger Zeit eine gewisse „Betriebsblindheit“ ein. Auch in der Bürokratie gehen Mitarbeiter oft davon aus, dass andere Menschen die Prozesse genauso gut kennen wie sie selbst. Aber das ist fast nie der Fall.

Fragen Sie sicherheitshalber, was Sie als Nächstes tun müssen, damit Ihr Anliegen schnell und erfolgreich bearbeitet werden kann.

Tipp 8: Seien Sie pünktlich!

Pünktlich sein bedeutet, nicht nur zu Terminen rechtzeitig zu erscheinen, sondern auch Formulare rechtzeitig auszufüllen und nicht erst im letzten Moment abzugeben.

Die 3 Bürokratie-Helfer: Regeln, Papier, Pünktlichkeit!

Fast jede Bürokratie funktioniert nach ähnlichen Prinzipien. Aber besonders die deutsche Bürokratie mag es, …

…wenn Sie schon einen Teil der Regeln kennen und Ihrem Ansprechpartner so die Arbeit erleichtern.

…wenn alle Dokumente vorbereitet sind und es eine Papierversion davon gibt.

…wenn Sie Ihre Unterlagen pünktlich und vollständig abgeben.

Berücksichtigen Sie diese drei Punkte und Sie haben schon das Wichtigste im Umgang mit deutscher Bürokratie gelernt.

Wenn Sie aber tiefer in den Wortschatz deutscher Bürokratie (was sind eine „Dienstaufwandsentschädigung“ oder ein „Personenkreis“) eintauchen möchten, sprechen Sie uns an!

  #Germanistliest